Ponieważ istnieją zawody w, których obraca się niezliczoną ilością ważnych dokumentów. Taki przepływ odbywa się w sekretariacie, kancelarii prawniczej czy też notarialnej. Aby zachować porządek w dokumentach należy zastosować odpowiedni system segregacji oraz odpowiednich pieczątek, które znacznie ułatwią pracę.
Notariusz jest zobligowany do używania pieczęci imiennej, której cechy są dokładnie zawarte w ustawie a wzór jest wykonywany przez Mennicę Państwową. Wzór pieczątki dla notariusza zawiera godło oraz dane posiadacza. Oprócz pieczątki imiennej kancelaria notarialna powinna zaopatrzyć się w inne podstawowe wzory do zachowania porządku oraz sprawności obrotu dokumentami.
Datownik jest podstawową pieczątką w każdej firmie, w szczególności przydatna dla notariusza. Oznacza się takim datownikiem datę przyjęcia dokumentu, ważność. Datownik może zawierać tylko datę lub również miejsce na podpis, formułkę wpłynęło + data, miejscowość, nazwę firmy. Zastosowanie datownika z napisem wpłynęło pomaga jasno określić ostateczną datę na odpowiedź.
Za zgodność z oryginałem jest istotnym pieczątką w kancelarii. Każdy dokument, który jest kserem lub kopią oryginalnego musi zostać potwierdzony z oryginałem. Pieczątka za zgodność z oryginałem z datownikiem zmniejsza ryzyko fałszerstwa dokumentu i idących za tym konsekwencji.
Pracownicy współpracujący z notariuszem również musza posiadać pieczątki imienne, które będą stosowane do oznaczania dokumentów.