Czy pieczątka firmowa jest obowiązkowa ?
W Polsce jedynym przepisem, który wymaga stosowania pieczęci firmowej, jest ustawa o statystyce publicznej. Wskazuje ona, że jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na używanie pieczęci, powinna ona zawierać numer identyfikacyjny podmiotu (REGON). Jednak artykuł 43 tej ustawy nie nakłada obowiązku posiadania pieczęci, a jedynie wskazuje konieczność umieszczania numeru REGON w przypadku, gdy taka pieczęć jest używana.
W rzeczywistości nie istnieje przepis, który nakładałby na przedsiębiorcę obowiązek posiadania pieczęci firmowej, ani żadne sankcje za jej brak.
Różnica między pieczątką firmową a pieczątką imienną
Warto rozróżnić pieczątkę firmową od pieczątki imiennej. Pieczątka imienna jest rzadziej stosowana w prowadzeniu działalności gospodarczej – służy głównie do identyfikacji pracownika lub osoby odpowiedzialnej za konkretne zadania w firmie. Może być stosowana zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, gdy pracownik ma obowiązek posługiwać się nie tylko podpisem, ale również swoim imieniem, nazwiskiem, identyfikatorem lub stanowiskiem służbowym.
Z kolei pieczątka firmowa pełni rolę informacyjną, pomagając przedsiębiorcy w spełnianiu wymogów prawnych dotyczących danych, jakie należy udostępnić konsumentowi oraz stosować w obrocie rynkowym. Te same funkcje może spełniać papier firmowy, na którym drukowane są wszystkie wymagane dane firmy, przedstawione klientowi w ramach oferty lub innych dokumentów. Zarówno pieczątka firmowa, jak i papier firmowy mają na celu ułatwienie przekazywania informacji, choć przedsiębiorca może spełnić te wymogi również w inny sposób.
Zestaw danych na pieczątce firmowej
Nie ma konkretnego przepisu, który nakazywałby umieszczenie określonego zestawu danych na pieczątce firmowej. Jednak zawarcie wszystkich wymaganych informacji oraz stosowanie pieczęci w kontaktach zewnętrznych pozwala przedsiębiorcy spełnić przepisy dotyczące obrotu rynkowego.
E-pieczęć – pieczęć elektroniczna
Pieczęć elektroniczna (e-pieczęć) powstała z myślą o zabezpieczeniu dokumentów w formie elektronicznej, zapewnieniu bezpieczeństwa transakcji i potwierdzeniu ich autentyczności. Działa na podobnych zasadach, co podpis elektroniczny, umożliwiając identyfikację podmiotu oraz gwarantując integralność przekazywanych danych.
E-pieczęć to dane w formie elektronicznej, przypisane konkretnemu podmiotowi, które umożliwiają jego identyfikację. Są one dołączane lub powiązane z innymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana tych danych jest łatwo wykrywalna.
Elektroniczna pieczęć jest najczęściej stosowana do zabezpieczania dokumentów przekazywanych masowo, takich jak oferty, wezwania do zapłaty czy rachunki. Jej główną różnicą w porównaniu z podpisem elektronicznym jest to, że służy potwierdzeniu autentyczności dokumentów przypisanych całej jednostce (firmie), a nie konkretnej osobie w przedsiębiorstwie.