Pieczątka imienna nie zawiera tylko danych osobowych takich jak imię czy nazwisko ale przede wszystkim pełnioną funkcję lub pozwolenie. Pieczątki są potrzebne również osobom, które zostały mianowane, powołane lub licencjonowane do pełnienia obowiązków publicznych.
Pieczątka imienna świadczy o kulturze organizacji pracy, prestiżu oraz profesjonalizmie. Pieczątka imienna jest tak samo popularna jak pieczątka firmowa. Służą poświadczeniu wiarygodności dokumentów i są często używane warto więc zainwestować w poręczny i niezawodny automat. Pieczątka imienna nie ma określonej formy ale zawiera takie dane jak imię i nazwisko oraz wykonywany zawód lub numer uprawnień, prawa do wykonywania zawodu itp.
Pieczątka imienna zwykle posiada przerwę pomiędzy imieniem i nazwiskiem a np. pełnionym stanowiskiem w celu pozostawienia miejsca na podpis.
Pieczątka imienna zazwyczaj jest zamawiana przez: lekarza, pielęgniarkę, ratownika medycznego, aptekarza, inżyniera, architekta, księgowej, biegły, komornik, notariusze oraz adwokaci, tłumacze. Niektóre z wcześniej wymienionych zawodów mają wymóg posiadania takiej pieczątki i reguluje to polskie prawo w przypadku innych zawodów jest to kwestia prestiżu lub wygody, dopasowania do środowiska pracy.