Według polskiego prawa oraz unijnych przepisów faktury nie muszą być pieczętowane ani podpisywane własnoręcznie by zachowały swoją ważność. Dlatego urzędnicy lub księgowe, które nie chcą akceptować faktur bez podpisu lub pieczęci.
Przed rokiem 2004 faktura traciła ważność bez podpisu oraz pieczątki, wszystko jednak się zmieniło po 27 kwietnia, gdy w życie weszło rozporządzenie Ministra Finansów znoszące obowiązek podpisu i stemplowania faktur. Dzięki temu rozporządzeniu brak podpisu czy stempla na fakturze nie stanowi żadnego problemu- dzięki temu są wystawiane faktury elektroniczne.
To rozporządzenie pozwoliło przedsiębiorstwom korzystających z nowoczesnych technologii zaoszczędzić dużo czasu. Firmy wysyłające faktury, ponaglenia i inne dokumenty finansowo księgowe za pomocą Internetu nie muszą już skanować dokumentów gdyż nie wymagają one pieczątki i podpisu.
W przypadku pojawienia się problemu przy akceptowaniu faktury bez pieczątki i podpisu możemy się śmiało powołać na Rozporządzenie Ministra Finansów – czyli na polskie prawo, którego nikt nie może podważyć.
Co ważniejsze- w naszym prawie nie istnieją żadne regulacje dotyczące posiadania pieczątki przez firmę. Zatem osoba prowadząca działalność gospodarczą sama może zdecydować. Często w Urzędzie Skarbowym wymagane są od przedsiębiorcy pieczęć i podpis- co niestety nie jest obowiązkowe. Wówczas przedsiębiorca powinien dodać podpis- nie posiadam pieczęci firmowej.
Posiadanie pieczęci jednak jest przydatne w codziennym prowadzeniu firmy. Odbita pieczątka uwiarygodnia dokumenty oraz wystawione faktury. Często zastępuje ręczne wypisywanie danych, mogą stanowić element reklamy. Pomimo braku prawnej podstawy do posiadania pieczątki firmowej warto jednak w nią zainwestować- koszt jest niewielki a może przynieść korzyści.